In de loop van 2023 ontvingen we 111 meldingen. De meldingen bereikten ons zowel via het online meldformulier op onze website (53%), maar ook steeds meer via mail (43%) of andere kanalen (4%). De meldingen gaan, zoals onderstaande grafiek duidelijk maakt, in het merendeel van de gevallen over de vier Gentse ziekenhuizen (UZ Gent, AZ Sint-Lucas, AZ Maria Middelares en AZ Jan Palfijn). We ontvingen slechts 7 meldingen over psychiatrische centra. Belangrijk om op te merken is dat het UZ Gent beschikt over een eigen online meldformulier – raadpleegbaar via onze website - waarbij de inzendingen rechtstreeks naar hun dienst Patiëntveiligheid worden verzonden. We bespreken deze meldingen regelmatig met mensen van het UZ, maar beschikken niet over precieze kwantitatieve gegevens over deze meldingen. De incidentmeldingen over het UZ zijn dus sterk ondervertegenwoordigd in deze grafiek.
Waar gingen de meldingen over? Verslaggeving en eForms op kop
De grootste groep meldingen (47 gevallen oftewel 42% van alle meldingen) kunnen we bij de algemene noemer ‘Verslaggeving’ onderbrengen. Wanneer we deze groep nog verder uitsplitsen, blijkt het in de meeste gevallen (40 %) te gaan over het ontbreken van een medische verslagbrief of alleszins een gebrekkige overdracht van medische informatie over de gezondheidstoestand van een patiënt. Eveneens prominent vertegenwoordigd binnen de categorie ‘Verslaggeving’ zijn de problemen met adressering: brieven die niet naar de GMD-houder worden gestuurd, naar een reeds gepensioneerde arts, enkel op CoZo zichtbaar zijn... Dit probleem blijft terugkomen. We kregen ook 7 IT-gerelateerde of eerder technische meldingen over verslaggeving en 5 over onvolledige attestering van arbeidsongeschiktheid, waardoor patiënten bij hun huisarts aankloppen, bijvoorbeeld enkel om het formulier ‘Vertrouwelijk’ te laten opstellen.
2023 was het jaar van de uitrol van de elektronische verwijsbrief, waarbij iedere huisarts de mogelijkheid kreeg om vanuit zijn EMD een eForm te verzenden naar een arts of een specialisme binnen één van de Gentse ziekenhuizen. Dat zo’n project kinderziektes zou hebben, hadden we verwacht. Eigenlijk zijn we blij dat we via ons incidentmeldingssysteem kort op de bal konden spelen om feedback van huisartsen te verwerken. We ontvingen 21 meldingen (19 %) over problemen met de eForm, problemen die vaak een snelle oplossing kregen. Een oprechte dank aan alle mensen binnen de ziekenhuizen die een goede ontvangst van de verwijsbrieven mogelijk maken!
16 % van de meldingen betrof problemen bij de verwijzing of opname, waarbij we speciale aandacht vragen voor de soms zeer lange wachttijden voor niet- of semi-dringende afspraken. 13 meldingen betroffen ‘ontslagmanagement’, een brede noemer voor meldingen die gaan over het ontslag dat om verschillende redenen verkeerd liep: slecht voorbereid, papieren die niet in orde werden gebracht, problemen met de inschakeling van thuisverpleging, geen telefonisch contact bij ontslag van een kwetsbare patiënt…
Leidraden voor een nóg vlottere transmurale communicatie tussen eerste en tweede lijn
We willen alle meldende huisartsen danken om de moeite te nemen om problemen te signaleren. Enkel dankzij jullie feedback is er verbetering mogelijk. We danken ook onze partners in de zorg, de Gentse ziekenhuizen, om onze meldingen ter harte te nemen en op zoek te gaan naar oplossingen en verbeteracties. De incidentmeldingen van het voorbije jaar stellen ons in staat om deze aanbevelingen te formuleren, als leidraden voor een nóg vlottere communicatie tussen de eerste en tweede lijn in 2024:
- Tijdige medische verslaggeving binnen de week is echt een must. Na een spoedconsult graag binnen de 24u. Patiënten gaan na een episode in het ziekenhuis vaak ten rade bij hun huisarts. Die is dan graag volledig op de hoogte. Het hoort ook bij onze taak als GMD-houder om het globale dossier van onze patiënten up to date te houden, dus alle relevante medische info moet onze kant uitkomen.
- Huisartsen willen relevante medische briefwisseling elektronisch en aan hen geadresseerd ontvangen. CoZo is voor huisartsen geen instrument dat deze point-to-pointcommunicatie kan vervangen. Het EMD is de natuurlijke biotoop van de huisarts, de eHealthbox zijn geprefereerde brievenbus. CoZo niet.
- We vragen alle Gentse ziekenhuizen om gezamenlijk druk te zetten op hun leverancier ZORGI om de automatische registratie van de vaste huisarts (de GMD-houder dus) in het EPD zo snel mogelijk uit te rollen. De gegevens over de vaste huisarts waarover de ziekenhuizen beschikken, zijn vandaag nog te foutgevoelig, want afhankelijk van wat gestreste en gehaaste patiënten aan de registratiezuilen meedelen.
- Maak het verzenden van een verslag aan de vaste huisarts een zo makkelijk mogelijke klus. Stuur artsen-specialisten een melding als brieven na een week nog niet gevalideerd/verzonden zijn. De vaste huisarts moet standaard als bestemmeling van de brief ingevuld staan, tenzij de patiënt dit heeft geweigerd.
- Artsen-specialisten, vul aub het formulier Vertrouwelijk in (bij langdurige arbeidsongeschiktheid).
- Geef, wanneer de patiënt belt voor een afspraak, niet de boodschap mee dat de huisarts moet bellen als hij een snellere afspraak wil. De algemene regel is: ofwel is een afspraak echt dringend en belt de huisarts, ofwel is de afspraak niet dringend en dan belt de patiënt.
- Houd de wachttijden voor niet-dringende of semi-dringende afspraken dan wel redelijk. Bij sommige diensten bedraagt die wachttijd 4 à 6 maanden. Dit is niet aanvaardbaar.
- Zorg ervoor dat nieuwe artsen-specialisten vanaf hun eerste werkdag weten waar ze onze elektronische verwijsbrieven kunnen vinden in het EPD.